Eisenhowerin matriisista apua ajanhallintaan

Ota haltuun Eisenhowerin matriisi ja helpota to do -listan priorisointia ja ajanhallintaa

Eisenhowerin matriisista apua ajanhallintaan! Mä todellakin tiedän, että (työ)elämä voi olla välillä yhtä hullunmyllyä, ja tuntuu, että aika valuu sormien välistä kuin hiekka. Onneksi on minua viisaampia, jotka ovat suunnitelleet jotain, mikä voi auttaa mua (ja sua) laittamaan asiat järjestykseen ja priorisoimaan. Jotain, joka auttaa priorisoimaan hommat niin, että saadaan enemmän aikaa sille, mikä oikeasti merkitsee.

Eisenhowerin matriisista mallia ajanhallinnan ja tehtävien järjestelyn avuksi

Ehkä oletkin joskus kuullut Eisenhowerin matriisista tai ehkä et. Joo, mä tiedän, se kuulostaa hienolta ja monimutkaiselta, mutta ei huolta, se on oikeastaan aika yksinkertainen ja mahtava työkalu ajanhallintaan ja työlistan järjestelyyn.

Ajatteletko jo, että kerro N Y T, miten tää Eisenhowerin matriisi toimii?

Onko tuttua, että jatkuvasti venyvä to do -lista ahdistaa ja päivät valuu ohi tulipaloja sammutellessa? Tuntuuko siltä, ettet saa oikein mitään järkevää aikaiseksi, vaikka koko ajan on niin hemmetin kiire? Kun on koko ajan kiire, niin pirstaleisen ja hektisen (työ)elämän keskellä työtehtävien priorisointi voi tuntua ylitsepääsemättömältä. Tuntuu, että tekemistä on (ja tulee lisää) tehtävälistalla loputtomasti.

Siitä syystä, ehdottomasti kannattaa tutustua erilaisiin tehokkaisiin, itselle sopiviin ja muokattavissa oleviin ajanhallintakeinoihin. Mun mielestä ne on asiantuntijatyössä yksi tärkeimmistä työkaluista mm. oman jaksamisen näkökulmasta. Eisenhowerin matriisi on yksi väline, josta on apua ajanhallinnassa. Sen avulla voi selkeyttää omaa to do -listaa, työkuormaa sekä helpottaa ajanhallintaa.

Knoppi: Eisenhowerin matriisi (engl. Eisenhower matrix) on yhdysvaltain entisen presidentin mukaan nimetty. 

Miten Eisenhowerin matriisista voi olla apua ajanhallinnassa?

Eisenhowerin matriisista apua ajanhallintaan jakamalla työtehtävät eri tasoille. Matriisi, jota kutstuaan myös Eisenhowerin laatikoksi, perustuu tehtävien jakamiseen nelikentälle kahden akselin ympärille: tärkeys & kiireellisyys.

Kuvittele kaksi akselia: tärkeys & kiireellisyys. Jaa työt näiden kahden kriteerin perusteella 4 lohkoon.

Lohko 1 Kiireelliset ja tärkeät hommat

Töitä, jotka täytyy hoitaa heti. Esimerkiksi akuutit ongelmat tai lähestyvä deadline. Ne eivät aina ole listan mukavampia hommia, mutta ne täytyy hoitaa.
HUOM! Nämä voivat ilmestyä to do -listalle lyhyellä varoitusajalla, joten kannattaa varata päivästä joku tietty aika näiden tehtävien suorittamiseen.

Lohko 2 Tärkeät, mutta ei kiireelliset hommat

Nämä ovat asioita, jotka vaativat aikaa ja suunnittelua. Se voi olla vaikkapa tulevaisuuden suunnitelmia tai pitkän aikavälin tavoitteita. Pyri käyttämään tämän kentän tehtäviin eniten aikaasi. 

Lohko 3 Kiireelliset, mutta ei niin tärkeät hommat

Nämä voivat olla myös sellaisia asioita, jotka tulevat yllättäen, mutta eivät välttämättä ole kovin merkittäviä pitkällä tähtäimellä. Jos tuntuu, ettet saa päivän aikana mitään aikaiseksi, niin tekemäsi työt on luultavasti juuri näitä. Niitä voi ja kannattaa siis yrittää delegoida tai tehdä nopeasti, jotta pääsee takaisin tärkeämpiin juttuihin.

Lohko 4 Ei kiireelliset eikä tärkeät hommat

Tämä on sellainen alue, jonka ei kannata käyttää liikaa aikaa. Se voi olla esimerkiksi ajanhukkaa tai turhia juttuja, jotka eivät vie meitä eteenpäin.

Tässä se siis oli, Eisenhowerin matriisi avuksi ajanhallintaan.

Kokeile Eisenhowerin matriisia apuna ajanhallinnassa heti, tai viimeistään seuraavan kerran, kun tunnet olevasi pulassa ajanhallinnan kanssa. Se auttaa sua pitämään työlistat hallinnassa ja varmistamaan, että panostat aikaasi oikeisiin asioihin.

Muistathan, että elämässä on paljon muutakin kuin vain kiire ja tärkeys. Nauti matkasta ja anna itsellesi lupa ottaa aikaa ajatusten ja työtehtävien järjestelylle sekä pitää pientä taukoa silloin tällöin.

Jaan samoja ajatuksia myös somekanavissani, joten otathan kanavat seurantaan!

Seuraa KetäAkatemiaa LinkedIn:ssä, Instagramissa ja Facebookissa. Löydät myös kirjoittajan, Anne Rantalan LinkedIn:stä.